Prachtige openheid over hoe de samenwerking in tenders wordt beleefd, nieuwsgierigheid naar de ervaringen van de ander en een gemêleerd gezelschap van opdrachtgevers en opdrachtnemers. Dat was in een zin de sfeer van het goede gesprek over het onderwerp Samenwerking en Tenders, dat wij op 7 september voerden.
Het succes van projecten staat of valt met samenwerking. Dat is iedereen wel duidelijk. En daar steken alle partijen steeds meer energie in. Soms lukt dat en soms ook niet. Hoe kan je dat nu goed meenemen in de tenderfase? Wat werkt wel en wat ook niet? Het gaat hierbij om vooral de dynamiek tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer en ook binnen het team van de opdrachtgever of het tenderteam bij de opdrachtnemer.
Zowel opdrachtgevers en opdrachtnemers worstelen met tenders. Men is terughoudend om de ander op te zoeken in de tender. Denk bijvoorbeeld aan de tegenstrijdigheid in het verlangen om samen te werken, terwijl er tegelijkertijd ook boeteclausules worden opgenomen in de stukken. Of de politieke druk die op een tender zit, de onzekerheid wanneer de uitvraag komt of hoeveel inschrijvingen er zullen zijn. Hoe graag zou je niet, in het kader van Best-for-project, je zorg over een onderdeel van een project met de ander willen delen.
Van wederzijds begrip naar actie
Wat kun je nou doen om beter om te gaan met de worstelingen? Wel je zorg of verbazing met de ander durven delen? Het creëren van een veilige setting voor beide partijen is de eerste stap, dan is er ruimte om de echte punten op tafel te krijgen (risico’s bijvoorbeeld). Wat in ieder geval helpt is om echt met elkaar in gesprek komen tijdens dialoogrondes, elkaar meenemen in de gedachtes en heldere uitleg over het ontwerp. Dat ervaren de deelnemers niet als vanzelfsprekend. En misschien wel de belangrijkste… je ervan bewust zijn dat voor bepaalde gevallen papier niet het juiste communicatiemiddel is!
Meer openheid en interactie
Aan tafel blijkt dat zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers ervan overtuigd zijn dat alle partijen gebaat zijn bij meer openheid rondom de gunning en dat aanbesteden echt vraagt om interactie. Laten we er met elkaar voor zorgen dat we in de tenderfase zorgen voor een veilige setting waarin iedereen zich durft uit te spreken.