CASE: SPIE
"Als je in een fles wijn zit, zie je niet wat er op het etiket staat"
“Het werd stuurgroep genoemd, maar er werden wel erg veel operationele zaken besproken”, vertelt Ben Klaasman van SPIE over een project waar hij bij betrokken raakte. “Er was minder plaats voor het bespreken van belangrijke projectonderwerpen en voor het nemen van besluiten daarover. De effectiviteit van het overleg tussen de klant en een aantal van zijn partners was ‘voor verbetering vatbaar’. Maar het was niet makkelijk om daar zelf, met elkaar, een stap in te maken.”.
Klaasman kwam in april 2012 bij SPIE in dienst. SPIE is een technische dienstverlener en houdt zich onder andere bezig met het bouwen van netwerken ten behoeve van mobiele telefonie. In het verleden had Klaasman bij een “Café College” van de Rijksprojectacademie kennisgemaakt met Eva Boudewijn van Motion Consult. “Ik wist dat Eva zich bezighield met het beter laten functioneren van teams en had zeker het gevoel dat zij iets voor ons zou kunnen betekenen.” Ook de opdrachtgever stond ervoor open om een externe partij te betrekken bij het beter laten functioneren van de stuurgroep. En zo schoof Eva aan.
Spiegel
“Het belangrijkste wat ze deed, was spiegelen, doorvragen en ons niet met ontwijkende antwoorden laten wegkomen: ‘Dus wat is de conclusie ...?’ ‘Tja, we spreken elkaar niet aan op onze verantwoordelijkheden…’ Eva hielp ons gedurende een tweetal workshops om gemeenschappelijke doelstellingen te formuleren. “Door een gezamenlijk doel te formuleren, kregen we een instrument waaraan we ons doen en laten konden toetsen; als een onderwerp niet echt bijdraagt aan het gemeenschappelijke doel, moet het niet door ons besproken worden.”
Zo’n gemeenschappelijk doel formuleren is – zeker als er één opdrachtgever en een aantal van zijn partners samen aan tafel zitten – geen sinecure. “De opdrachtgever wil tegen zo laag mogelijke kosten een zo goed mogelijk netwerk. De partners willen tegen een goede marge en bij zo veel mogelijk continuïteit, mobiele netwerksites afleveren. Onder leiding van Eva hebben we uiteindelijk een gemeenschappelijke doelstelling weten te formuleren.” Deze gezamenlijke doelstelling leidde ertoe dat de partijen echt konden gaan nadenken over betere continuïteit van het werkpakket, procesverbetering en voorspelbaarheid van benodigde capaciteit.
Wijn
Voor Klaasman staat als een paal boven water dat de ‘Motion Consult’-benadering werkt. “Ik ben ervan overtuigd dat ik bij een volgend contract met andere partijen, vanaf het begin ga bepalen wat het gemeenschappelijke doel is waar we samen voor gaan.” Om daar iemand van buiten bij te laten helpen vindt hij gewoon verstandig. “Als je in een fles wijn zit, kun je niet zien wat er op het etiket staat. Vaak helpt het om iemand ‘van buitenaf’ je daarbij te laten helpen. Als je zelf onderdeel bent van één van de partijen, is het vaak lastig een dergelijk proces te managen. Motion Consult is daarbij een goede hulp gebleken.”